目次
はじめに
異動後も前の業務に呼ばれ続ける…そんな経験はありませんか？
引継ぎを終えたつもりでも、関係者からの問い合わせが続いたり、トラブル対応を求められることはよくあります。
義理やフォローの気持ちで対応を続けていると、”引継ぎが完了できない”として上司からの評価もマイナスに働いてしまう可能性すらあります。
本記事では、“引継ぎ完了”のポイントと、異動後にスムーズに手を離すためのコツを解説します。
1. 引継ぎが完了していないサイン
- 後任者からの頻繁な問い合わせ
- 「基本的な業務フローや資料が不十分な可能性」や「後任者の上司がフォローしていない可能性」などが考えられます。どちらのパターンも引継ぎ切れていないことになりますので。見直してみましょう。
- 取引先や社内関係者からの直接連絡
- 「関係者にとっての窓口が後任者に移っていない可能性」があります。再度周知を徹底してみましょう。
- 過去業務のミス対応を求められる
- 「業務の進行状況やトラブル共有が不十分な可能性」があります。QA資料を作るなどで対応しましょう。
2. “引継ぎ完了”のチェックポイント
引継ぎが完了しているかのチェックリストを確認してみましょう。不足している部分は適切に対応していくことで引継ぎ完了に近づくことができます。
- 業務マニュアルの整備
- 業務フローや注意点をまとめ、後任者が自走できる状態か？
- 問い合わせ対応フローの共有
- 誰が何を対応するか明確にしているか？
- 関係者への周知（社内外）
- 後任者の窓口を関係者全員に知らせているか？
- 未完了業務リストの引継ぎ
- 未完了タスクや懸念点を後任に引き渡しているか？
- 上司への引継ぎ報告
- 引継ぎ内容をまとめ、上司から了承を得たか？
3. 異動後も呼ばれないための対策
- 後任者との“引継ぎリハーサル”を実施
- 実際に業務をシミュレーションし、不明点を洗い出します。
- 社内チャットやメールで後任を明確に指名
- 対応窓口をしっかり周知します。チャットの場合は名前の後に「@◯月△日から◎◎部署へ異動」などとつけるとよいかもしれません。
- 「過去業務は後任へ」と割り切る姿勢
- 後任に委ねることで、業務を分断します。
- 最終対応は後任者を同席させる
- 対応を見せながら学ばせ、次からは後任が対応できるようにします。
4. 事例紹介：「引継ぎ完了」を成功させたケース
事例：営業部のAさん 「私は異動時に『FAQ集』を作成し、後任者との引継ぎリハーサルを実施しました。その結果、異動後の問い合わせはほぼゼロでした。」
事例：人事部のBさん 「後任者を取引先に直接紹介する場を設けたことで、外部からの連絡が私ではなく後任に集中しました。」
まとめ
引継ぎは「業務を手放す」までが仕事です。業務資料の整備、後任者の育成、関係者への周知を徹底することで、異動後の“呼び戻し”を防げます。「後任者が自走できるか」を基準に、引継ぎの完成度を見極めましょう。
