目次
はじめに
引き継ぎ業務は、異動・退職・新プロジェクトの開始など、ビジネスのあらゆる場面で発生します。しかし、引き継ぎがスムーズにいかないと、業務の停滞やミスの原因となりかねません。
本記事では、「引き継ぎあるある10選」 を紹介しながら、失敗しないための具体的な解決策を解説します。
引き継ぎ業務のあるある10選
1. 引き継ぎの時間が足りない
- 引き継ぎ者が忙しすぎて、十分な説明をする時間が取れない。
- 退職や異動の直前になってバタバタ準備するため、情報が抜け落ちる。
- 後任者が業務を引き継ぐ前に、前任者が退職してしまい、直接質問できない。
💡 解決策
- 引き継ぎは 最低2週間前 から計画的に始める。
- 退職・異動スケジュールを早めに決め、スムーズな引き継ぎができるよう調整。
- 業務リストを作成し、どの業務が重要か優先順位をつける。
Hikitsugi-Assist
もう引き継ぎで悩まない！マニュアルのオンライン化でスマートな業務継承
業務の引き継ぎは、異動や退職の階段で避けられません。しかし、静的なマニュアルにみだりに情報を記しただけでは、実際に活用するのは難しいのが現実です。そこで、マニュ…
2. 引き継ぎ資料が分かりづらい
- 文字だらけのマニュアルで読む気にならない。
- 情報が古く、現行の業務フローと合っていない。
- どこに何の情報があるか分からず、探すのに時間がかかる。
💡 解決策
- シンプルで分かりやすいマニュアル を作成し、最新情報に更新。
- 図解やスクリーンショット を活用して、視覚的に理解しやすくする。
- 業務ごとに 「作業フロー」＋「よくあるトラブル」＋「対応策」 をセットで記載。
3. 口頭説明が多すぎて、記録が残らない
- 「これはこうやればいいよ」とその場で言われても、後で忘れてしまう。
- 業務のポイントが会話の中に埋もれてしまい、後任者が困る。
💡 解決策
- オンラインミーティングを録画 し、後任者がいつでも見直せるようにする。
- チャットツール（Slack・Teams）を活用 して、テキストベースで残す。
- FAQ形式で質問と回答を記録し、共有フォルダに保存。
4. 引き継ぎ内容と実際の業務が違う
- 「簡単な業務だから大丈夫」と言われたのに、実際は複雑だった。
- 言われた通りにやったのに、「そんな方法じゃダメだよ」と後から言われる。
💡 解決策
- 業務マニュアルを 現場の最新情報に基づいて更新 する。
- 「手順書どおりにやったら問題が起きた」という事例を トラブルシューティング集 としてまとめる。
5. 重要な情報が個人のメールやメモに埋もれている
- どのファイルが最新か分からない。
- 「あのデータどこにある？」と何度も問い合わせるハメに。
💡 解決策
- 業務データは個人のPCではなく、クラウド上（Google Drive・Notionなど）に整理して保存。
- 「最新バージョン」と「過去履歴」を明確に分け、混乱を防ぐ。
6. 業務が属人化していて、誰も詳細を知らない
- 「○○さんしか分からない」と言われ、確認できる人がいない。
- 長年の経験で処理されていた業務の詳細がマニュアルにない。
💡 解決策
- 業務の属人化を防ぐために、定期的に業務内容を共有。
- チームでの ローテーション業務 を導入し、知識を分散。
7. 後任者がなかなか業務を覚えられない
- 一度説明しただけで理解できる前提になっている。
- 「やりながら覚えてね」と言われるが、質問できる環境がない。
💡 解決策
- OJT期間を設定 し、後任者が実際に業務をしながら学べる環境を整える。
- 「3か月間で習得すべきこと」の目標を明確にする。
8. 退職者が「もう関係ない」と引き継ぎに非協力的
- 「もうすぐ辞めるし」とモチベーションが低い。
- 引き継ぎを適当に済ませてしまい、後任者が苦労する。
💡 解決策
- 引き継ぎ完了のインセンティブ を設定し、積極的に取り組む環境を作る。
- 退職者の引き継ぎ進捗を管理し、最終評価に反映させる。
9. リモートワークでの引き継ぎが難しい
- 画面共有だけでは伝わりにくい。
- 過去のチャット履歴を見ても、どれが重要かわからない。
💡 解決策
- オンライン引き継ぎ用の共有ドキュメント を作成し、リアルタイムで更新。
- 動画マニュアル（LoomやZoomの録画機能）を活用 して、説明を残す。
10. 引き継ぎ後のフォローがない
- 「分からなかったら聞いてね」と言われたのに、すぐに連絡が取れなくなる。
- 業務を始めた後に疑問が出てくるが、聞ける人がいない。
💡 解決策
- 引き継ぎ後も1か月間のフォロー期間を設ける。
- 定期的に「進捗確認ミーティング」を行い、後任者の不安を解消。
まとめ
引き継ぎ業務は計画的に行うことで、トラブルを未然に防げる。
✅ 「引き継ぎあるある」なミスを避けるためには、適切なマニュアルと業務共有が重要。 ✅ フォロー期間を設けることで、後任者がスムーズに業務に馴染める。
しっかり準備して、引き継ぎの成功率をアップさせよう！
📌関連記事
Hikitsugi-Assist
仕事/業務の引き継ぎとは？スムーズな進め方・マニュアル作成のコツを解説【完全ガイド】
はじめに 引き継ぎとは、業務や役割を次の担当者にスムーズに移行させるためのプロセスを指します。会社の異動や退職、プロジェクトの交代など、さまざまな場面で引き継ぎ…
Hikitsugi-Assist
引き継ぎ書の管理ルール完全ガイド！ 保管期間・閲覧権限・破棄方法を詳しく解説
業務の引き継ぎをスムーズに進めるために「引き継ぎ書」を作成する企業は多いですが、 「どれくらいの期間保管すべきか？」 「誰が閲覧できるようにするべきか？」 といっ…
Hikitsugi-Assist(ヒキツギアシス…
DXの本質はAIへの業務引き継ぎ！人からAIへの業務移行完全ガイド
DX（デジタルトランスフォーメーション）が進む現代において、AIへの業務引き継ぎが注目されています。 これまで「人から人へ」行われていた業務の引き継ぎが、「人からAI…
