引き継ぎの際に重要なのが、「引き継ぎ資料の作成」 です。しかし、十分な引き継ぎ資料がないと、業務の移行がスムーズに進まず、結果的に 「業務の属人化」 という大きな課題が発生します。
業務が属人化していると、特定の人しか仕事のやり方を知らず、退職や異動の際に組織全体が混乱する可能性があります。本記事では、引き継ぎ資料の重要性と、業務の属人化を防ぐためのポイント を詳しく解説します。
引き継ぎ(引継ぎ)資料の役割とその重要性
引き継ぎ資料は、業務を円滑に移行するための重要なドキュメントです。適切な資料が用意されていれば、後任者がスムーズに業務を引き継ぐことができます。
① 引き継ぎ資料の主な役割
✔ 業務の内容と手順を可視化する
✔ 過去の対応履歴やノウハウを残す
✔ 引き継ぎ後のトラブルを防ぐ
✔ 後任者が自立して業務を進められるようにする
十分な引き継ぎ資料がないと、後任者が業務の流れを理解するのに時間がかかり、引き継ぎ後も質問が頻発してしまいます。
② どのような情報を引き継ぎ資料に含めるべきか？
引き継ぎ資料を作成する際は、以下のような情報を整理して記載することが重要です。
✅ 業務の全体像（業務の目的、担当範囲）
✅ 業務の流れ（フロー）（作業手順やポイント）
✅ 必要なツールやシステムの操作方法
✅ 関係者リスト（社内・取引先）
✅ トラブル発生時の対応策
特に、業務が属人化している場合は、「経験則」や「個人の裁量で判断していること」 を言語化することが重要です。
業務の属人化による課題とは？
業務の属人化とは、特定の個人しか業務内容を理解しておらず、他の人が業務を引き継げない状態 を指します。
このような状態では、引き継ぎがうまくいかず、以下のような課題が発生します。
① 引き継ぎの負担が大きくなる
業務の進め方が明文化されておらず、個人の経験や勘に頼っている場合、後任者が理解するのに時間がかかります。
また、前任者が十分に引き継ぎを行えず退職すると、業務の継続が困難になります。
② トラブル発生時の対応が困難になる
属人化した業務では、担当者しか「どのように対応すればいいのか」を把握していないため、担当者がいなくなると問題が発生した際に適切な対応ができなくなります。
③ 業務の効率が低下する
特定の個人が業務のすべてを抱え込んでいると、業務の属人化が進み、他のメンバーがサポートできない 状況になります。その結果、業務の停滞や、担当者の負担が過剰になる問題が発生します。
業務の属人化を防ぐための引き継ぎ資料の作り方
業務の属人化を防ぐには、業務の可視化と標準化 を進めることが重要です。以下のポイントを意識して引き継ぎ資料を作成しましょう。
① 業務フローを文書化する
「何を」「いつ」「どのように」行うのか を明確にし、業務の流れを言語化します。
特に、判断基準や対応のコツ など、個人の経験に依存している部分はしっかり記載することが重要です。
✅ 業務の目的とゴールを明確にする
✅ 業務の具体的な手順をステップごとに説明する
✅ 例外対応やイレギュラーなケースについても記載する
業務フローが整理されていれば、後任者は資料を見ながら業務を進めることができます。
② 使用ツールやシステムの操作方法をまとめる
業務で使用するツールやシステムがある場合、「ログイン方法」「基本操作」「注意点」 などを資料に記載しておくと、後任者がスムーズに作業を始められます。
✔ アカウント情報やアクセス権限の移行方法
✔ マニュアルやFAQのリンクを記載する
✔ トラブル発生時の対応フローをまとめる
システム関連の情報は、後任者が迷わず活用できるよう整理しておくことが大切です。
③ 関係者との連携方法を明確にする
業務の進行には、社内外の関係者とのやり取りが不可欠です。
そのため、「誰と、どのように連携するのか」 を引き継ぎ資料に記載しておくと、後任者がスムーズに対応できます。
✅ 社内の連携先（部署・担当者）
✅ 取引先や外部パートナーの担当者リスト
✅ 連絡手段（メール・チャット・電話など）
後任者が適切にコミュニケーションを取れるよう、具体的な連携方法を明記しておく ことが重要です。
まとめ｜引き継ぎ資料を整え、業務の属人化を防ごう
業務の属人化が進むと、引き継ぎの負担が大きくなり、組織全体の生産性が低下してしまいます。
そのため、引き継ぎ資料を適切に作成し、業務を可視化・標準化すること が求められます。
記事のポイントまとめ
✅ 引き継ぎ資料は、業務の可視化とスムーズな移行を実現するために必要
✅ 業務の属人化が進むと、引き継ぎの負担やトラブルが発生しやすくなる
✅ 業務フローやツールの操作方法、関係者との連携方法を明確にする
✅ 引き継ぎ資料を適切に整備することで、業務の属人化を防ぐことができる
引き継ぎ資料をしっかり準備し、スムーズな業務移行を実現しましょう。
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