【職種別引き継ぎマニュアル】人事｜会社の円滑な運営を止めない引き継ぎ

人事の引き継ぎは、単なる業務の交代ではなく、従業員の信頼を維持し、会社の運営を円滑にするために不可欠なプロセスです。採用、労務管理、給与計算、社内制度の運用など、多岐にわたる業務があるため、適切な引き継ぎが求められます。

本記事では、人事の引き継ぎで必ずやるべきこと・NG行為を分かりやすく解説します。

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人事の引き継ぎの重要性

✅ 従業員のサポートを滞らせない
✅ 給与・社会保険手続きなどのミスを防ぐ
✅ 採用活動や研修が途切れないようにする
✅ 会社の労務リスクを回避する

💡 人事の業務ミスは、従業員の不信感や会社の信用問題に直結する！

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人事の引き継ぎポイント

【採用業務の引き継ぎ】

🔹 採用進行中の案件を整理

• 現在進行中の求人（募集ポジション・候補者ステータス）をリストアップ
• 過去の応募者データを管理ツール（ATSなど）に整理
• 候補者とのやりとりの履歴や重要なポイントを引き継ぐ

🔹 採用チャネルの共有

• 求人媒体（求人サイト・エージェント）との契約状況を明確に
• 効果的な採用チャネル・過去の実績データを後任者に共有
• 採用面接の評価基準や注意点を文書化

🔹 社内採用フローの整理

• 面接・選考プロセス、社内調整の流れを明記
• 採用の最終決裁者、関係者の連絡先をリストアップ

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【労務管理の引き継ぎ】

🔹 従業員の労務データを整理

• 勤怠管理（有給・残業・労働時間）の記録を最新化
• 社会保険・雇用保険の加入状況をまとめる
• 就業規則・労働契約書の管理リストを更新

🔹 給与計算・手続きの引き継ぎ

• 給与支払いスケジュールの確認
• 税金・社会保険料の控除計算方法を後任者に説明
• 給与計算ソフト（クラウドシステム）の使い方を伝える

🔹 社内制度・福利厚生の共有

• 社内の評価制度・福利厚生の適用ルールを明文化
• 退職・異動時の手続きフローを整理
• 労務関連のトラブル・過去の事例を記録

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【人材開発・研修業務の引き継ぎ】

🔹 研修・教育プログラムの継続

• 社内研修の実施スケジュールと講師の情報を整理
• 研修コンテンツ・資料を社内ストレージに保管
• 参加者のフィードバックや改善点を共有

🔹 従業員評価・人事考課の引き継ぎ

• 過去の評価データを適切に管理
• 評価制度の運用ルールを後任者に説明
• 昇給・昇進の審査基準を明文化

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NGな引き継ぎ行為｜トラブルを防ぐために

人事の引き継ぎで絶対にやってはいけない行為があります。これらは、法的リスクだけでなく、従業員の信頼を損なう要因にもなるため注意が必要です。

❌ 重要なデータを後任者に伝えない

• 給与情報や労務管理データの共有が不十分だと、ミスが発生しやすい
• 結果として、給与計算ミスや社会保険未加入といったトラブルが起こる

❌ 転職先で従業員情報を流用する

• 個人情報保護法違反となる可能性があり、法的措置を取られるリスクがある
• 退職後も元の従業員に無断で連絡を取るのは、信用を損なう行為

❌ 自分にしか分からない業務フローを残したまま辞める

• 「属人化」した業務が残ると、後任者が対応できなくなり業務に支障が出る
• 引き継ぎ資料の作成やマニュアル化を怠らないことが重要

❌ ネガティブな引き継ぎ態度を取る

• 「もう辞めるから適当でいい」という姿勢はNG
• 引き継ぎは会社と従業員のために誠実に行うべき

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人事の引き継ぎチェックリスト

✅ 採用案件の進捗状況を整理し、後任者と共有したか？
✅ 労務データや給与計算システムの使い方を伝えたか？
✅ 社内制度・評価制度の運用ルールを説明したか？
✅ 社内ストレージに必要な資料をアップロードしたか？
✅ 後任者と引き継ぎミーティングを実施したか？

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まとめ｜スムーズな引き継ぎで人事業務を止めない

✔ 人事の引き継ぎは、企業の運営や従業員の安心に直結する
✔ 採用・労務・人材開発ごとにしっかり整理し、後任者が困らないようにする
✔ 個人情報の取り扱いには慎重に対応し、法的リスクを回避する

人事の引き継ぎが円滑に行われることで、会社全体の業務がスムーズに進みます。責任を持って、適切な引き継ぎを行いましょう！

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