育休・産休の引き継ぎを「個人対応」から「組織対応」へ！属人化を防ぐ体制作りの実践ガイド

はじめに

育休・産休に伴う引き継ぎは、どうしても“担当者個人に任されるもの”という認識が強くなりがちです。しかし、そのまま放置すると、業務の属人化、情報の断絶、復帰後の混乱、そしてチームの負荷増加という問題が次々に発生します。

いま求められているのは、「引き継ぎ＝チーム全体で設計・運用するもの」という意識への転換です。

この記事では、人事やマネジメント層に向けて、属人化しがちな育休・産休前後の引き継ぎを“組織として対応する”ための考え方と実践ステップを紹介します。

なぜ「個人任せの引き継ぎ」が危険なのか？

引き継ぎの質と量にばらつきが出る

担当者によって情報量や資料の完成度が異なると、受け取る側が困惑し、業務がスムーズに引き継がれません。

急な体調変化や出産で準備が不十分になるリスク

特に産休・育休直前は体調や家庭事情の変化も多く、想定通りに引き継ぎが進まない可能性があります。

引き継ぎ後のサポートが不明確になる

「一応引き継いだ」という状態のまま、周囲が状況を把握できないと、トラブル時の対応が遅れるリスクがあります。

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組織対応型の引き継ぎ体制を構築するための5ステップ

ステップ1：業務の棚卸しと構造化（チーム主導）

• 本人任せにせず、マネージャー・チーム全体で業務を洗い出す
• 担当業務ごとに「目的／内容／頻度／関係者／リスク」を明確化
• ExcelやNotionで業務マッピングシートを作成し、誰でも更新可能に

ステップ2：業務の分担設計を“引き継ぎ前”から始める

• 「後任が決まってから動く」のではなく、タスクごとに担当候補を事前に検討
• 「引き継ぎ先はこの人」ではなく「この業務はチーム全体で回す」という分担発想へ
• メイン＋サブ体制（W担当制）を基本にする

ステップ3：引き継ぎドキュメントを組織標準に

• 社内のフォーマットを統一し、作成負担を軽減
• SlackやNotionなど、部署横断で使えるツールで管理
• 「フォーマットに沿って埋めるだけ」で一定の品質が担保される

ステップ4：OJTとレビュー体制を整える

• チーム内で「この業務を●●さんが引き継ぎ中」と共有し、サポートし合える体制に
• 引き継ぎ後に上司や第三者がレビューして「本当に引き継ぎできたか？」を確認
• 毎週のチームミーティングで進捗を可視化・共有する仕組みに組み込む

ステップ5：復帰後も“組織的に”サポートする仕掛けを作る

• 復帰時の逆引き継ぎ（何が変わったか／どこまで戻すか）も明確に設計
• チーム内で「○月中は慣らし期間」と共有し、業務負荷を調整
• 「一人に任せず、誰でも助け合える」チーム文化の醸成が重要

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組織対応が進んだ企業の事例（抜粋）

事例①：IT企業A社

• 業務引き継ぎをNotion上でテンプレート化＆一元管理
• マネージャーが引き継ぎ進捗を週次でチェックする体制により、属人化を防止

事例②：製造業B社

• 育休に入る社員に対して「チーム引き継ぎワークショップ」を実施
• 関係者全員で業務棚卸し→担当再分配→OJTのスケジュールを合意形成
• 結果として、復帰後もチーム内で柔軟にカバーし合える文化が定着

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人事・マネジメントが担うべき役割

組織的な「型」を整える

• 引き継ぎ資料のフォーマット整備
• 引き継ぎガイドラインやチェックリストの策定
• 定例報告や人事面談での進捗確認フロー導入

引き継ぎの“質”を評価対象にする

• 引き継ぎ準備・チーム共有・OJT実施などを評価項目に含める
• 評価に組み込むことで、属人的な放置を減らす抑止力に

チーム運営者の巻き込みを徹底する

• 「業務は本人が整理しておいてください」ではなく、「チームで支えるもの」として周知
• マネージャー研修で「チーム引き継ぎ設計」の重要性を伝える

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まとめ

育休・産休の引き継ぎは、もはや「個人任せ」で済む時代ではありません。持続可能なチーム運営と、誰もが安心して育休を取れる文化を築くためには、組織対応への転換が不可欠です。

業務の見える化・ツール整備・チーム巻き込み・復帰支援まで、全体を「仕組み」として設計することで、引き継ぎは“業務停止”ではなく“知識と責任の共有”の機会になります。

誰かが抜けても、誰かが支えられる組織へ。その第一歩は、「引き継ぎの型」を組織全体で持つことです。

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