業務の引継ぎは、円滑な業務運営のために欠かせないプロセスです。しかし、準備不足や情報の抜け漏れがあると、後任者がスムーズに業務を進められず、トラブルの原因になります。そこで今回は、引継ぎで失敗しないために押さえておくべき7つのチェックポイント を解説します。
1. 引継ぎのスケジュールを事前に決める
引継ぎが直前になって慌てないよう、計画的にスケジュールを立てる ことが重要です。
✅ 理想的なスケジュール例
- 1か月前：引継ぎ内容のリストアップ、関係者との調整開始
- 2週間前：実際の業務引継ぎ開始、マニュアル作成
- 1週間前：後任者による実践、質問対応
- 最終日：最終確認、未解決事項の整理
このように、段階的に引継ぎを進める ことでスムーズに移行できます。
2. 業務マニュアルを作成する
口頭での説明だけでは情報が抜けやすいため、業務マニュアルを作成 しておくと安心です。
✅ 業務マニュアルに含めるべき内容
- 業務の全体フロー（何を、いつ、どのように行うか）
- 使用するシステム・ツールのログイン情報や設定方法
- 取引先や社内の主要な関係者リスト
- よくあるトラブルと対応方法
マニュアルがあると、引継ぎ後も後任者が 自分で確認できるため、業務の属人化を防ぐことができます。
3. 重要な業務は後任者と一定期間伴走する
引継ぎ時に 「とりあえず説明したからOK」 ではなく、後任者に実際に業務をやってもらいましょう。
✅ 実践型引継ぎのポイント
- 後任者に 業務を実際にやってもらいながら指導する
- 必要に応じてフィードバックを行う
- 不明点があればその場で解決する
これにより、後任者が 理解できていない点を事前に把握 でき、引継ぎの精度が向上します。
4. 取引先や社内関係者への周知を徹底する
業務を引継ぐのは社内の人間だけではなく、取引先や他部署との連携 も考慮する必要があります。
✅ 周知すべきポイント
- 業務の担当者が変わることを 取引先や社内関係者に事前に連絡 する
- 重要な取引先には 引継ぎ時に一緒に挨拶 する
- 問い合わせ先（後任者の連絡先）を明示しておく
周囲の人が 「誰に連絡すればいいかわからない」 という状況を防ぐことが大切です。
5. 未完了の業務リストを作成する
引継ぎ時点で 完了していない業務 がある場合、それらを明確にリスト化して後任者に伝えましょう。
✅ 未完了業務リストの作り方
- 業務内容（何をやるべきか）
- 現在の進捗状況（どこまで完了しているか）
- 締め切り（いつまでにやるべきか）
- 関係者（誰に相談すればいいか）
後任者が「どこまで進んでいるのか分からない…」と困るのを防ぐため、明確なリストを作成しましょう。
6. パスワードやアクセス権限の整理
引継ぎでよくある 「システムにログインできない」問題 を防ぐため、事前に整理しておきましょう。
✅ 整理すべき情報
- システム・ツールのログイン情報（ID・パスワード）
- 権限が必要な場合、管理者への依頼方法
- 退職後に使えなくなるアカウントの確認
特に パスワードを個人で管理していた場合 は、早めに社内共有できる形にするのが重要です。
また、スプレッドシートで業務を行っていた場合は、オーナー権限の移譲なども必要になってくるため注意が必要です。
7. 引継ぎ後もフォロー期間を設ける
引継ぎが完了した後も、一定期間はフォローできるようにしておく ことでトラブルを防げます。
✅ フォロー期間のポイント
- 1週間〜1か月程度のサポート期間を設ける
- できれば Slackやメールで質問を受け付ける体制 を整える
- 問題が発生したらすぐに対応できるようにする
特に、最初の数週間は後任者が不安を感じる時期 なので、フォロー体制があると安心できます。
まとめ：引継ぎを成功させるには計画的な準備がカギ！
引継ぎで失敗しないためには、
✅ 事前にスケジュールを決める ✅ 業務マニュアルを作成する ✅ 後任者に実際にやらせてみる ✅ 関係者への周知を徹底する ✅ 未完了業務をリスト化する ✅ パスワードやアクセス権を整理する ✅ フォロー期間を設ける
この 7つのポイントを押さえれば、スムーズな引継ぎが可能 になります。
適切な引継ぎを行うことで、後任者が困らずに業務をスタートでき、組織全体の生産性向上にもつながります。ぜひ実践してみてください！
