はじめに
仕事の引継ぎは、円滑な業務継続のために非常に重要なプロセス。引継ぎがうまくいかないと、業務の停滞やトラブルの原因になることもあります。この記事では、仕事の引継ぎの基本手順と成功のためのコツを徹底解説します！
1. 引継ぎの基本手順
①引継ぎの計画を立てる
引継ぎは計画的に進めることが大切！以下のポイントを押さえて計画を立てよう。
- 引継ぎの期間（いつまでに完了するか）
- 引継ぎの範囲（どの業務を対象にするか）
- 必要な資料（マニュアルや業務フローの整理）
② 引継ぎ対象業務の洗い出し
自分が担当している業務をリストアップし、以下のように整理する。
- 日常業務（毎日やる作業）
- 定期業務（週次・月次など定期的に発生する作業）
- プロジェクト業務（現在進行中の案件）
- 関係者・連携先（社内外の関係者）
引継ぎ対象を洗い出した後は、上司・人事担当といっしょに内容を合意することが大切！
③ 引継ぎ資料を準備する
口頭だけの引継ぎでは情報が抜け落ちる可能性があるため、資料を作成して引継ぎをスムーズに進めよう。
必要な資料の例
✅ 業務マニュアル（作業手順、ポイント）
✅ 業務フロー（全体の流れを図式化）
✅ 過去のデータや実績
✅ 連絡先一覧（社内外の関係者）
✅ よくあるトラブルと対処法
④ 後任者に説明する
後任者に業務を説明するときは、以下のポイントを意識しよう。
- 業務の目的（何のための仕事か）
- 具体的な手順（どうやって進めるか）
- 注意点・コツ（どこでミスが起こりやすいか）
- 質問を受け付ける時間を確保する
📌 関連記事：業務の引継ぎで後任者がつまずく５つのポイントを紹介！
⑤ 実際に業務をやってもらう
後任者に説明するだけやなく、実際に業務をやってもらうことが大事！
- OJT形式で引継ぎを進める
- 分からない点を都度フォローする
- 後任者が業務を理解したか確認する
⑥ 引継ぎ完了の確認
後任者が業務を問題なく進められる状態になったら、上司や関係者に報告して引継ぎを完了する。
- 引継ぎの進捗を共有
- トラブルが起きたときの対応策を確認
- 後任者が困ったときの相談先を伝える
2. 仕事の引継ぎを成功させるコツ
① 余裕を持って引継ぎ期間を確保する
短期間での引継ぎはミスや抜け漏れの原因になります。最低でも1ヶ月前から引継ぎを開始するのが理想！
② 業務を「見える化」する
業務が属人化していると引継ぎが難しくなります。業務フローや手順を整理し、誰でも分かる形で資料を作成しよう。
③ 後任者の理解度をチェックする
「説明したからOK」ではなく、後任者が理解できているかを確認しよう。実際に業務をやってもらい、フォローしながら進めるのがポイント！
④ コミュニケーションを大切にする
引継ぎは一方的に伝えるだけではなく、後任者が質問しやすい環境を作ることが大切です！疑問点があればその場で解決するようにしよう。
⑤ 引継ぎ後のフォロー期間を設ける
引継ぎが終わった後も、しばらくは後任者のフォローを続けるのが理想！一定期間は質問対応できる体制を作っておくと安心！
📌 関連記事引継ぎで失敗しないために必須な7つのチェックポイント
引継ぎを成功させるための具体的なコツをもっと知りたい方は、こちらの記事もチェック！
まとめ：引継ぎを成功させるには計画的な準備がカギ！
仕事の引継ぎは、しっかり準備をして計画的に進めることが大切。この記事で紹介した基本手順とコツを押さえて、スムーズに引継ぎを進めよう！
仕事の引継ぎのポイント
✅ 計画を立て、引継ぎの範囲を明確にする
✅ 業務をリストアップし、資料を準備する
✅ 後任者に業務を説明し、実際にやってもらう
✅ 後任者の理解度を確認し、フォローを続ける
これで、スムーズな引継ぎができるはず！しっかり準備して、次のステップに進もう！
