【脱ブラックボックス！】引継ぎを成功させる業務可視化の手順とポイント

はじめに

引継ぎを円滑に成功させるには、引継ぎのタイミングだけではなく日常からの業務可視化が不可欠です。業務のブラックボックス化や属人化は、トラブルや最悪の場合業務停止の原因となることがあります。本記事では、業務可視化の重要性と具体的な手順を解説します。

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業務可視化が引継ぎ成功のカギである理由

業務可視化とは：業務内容・手順・関係者を見える化し、全体像を誰でも理解できる状態にすることです。

業務可視化のメリット:

• ✅ ブラックボックス化防止：担当者以外でも業務が理解可能に
• ✅ 属人化解消：特定の担当者依存をなくす
• ✅ 業務改善促進：非効率なプロセスを特定できる

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可視化されていない業務の特徴と危険性

• ❌ 「あの人しかわからない」業務が多い
• ❌ 業務フローやマニュアルが存在しない
• ❌ 属人化により引継ぎが場当たり的になる

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引継ぎに役立つ業務可視化の5ステップ

1. 業務フローを作成する：業務プロセスをフローチャート化し、全体像を可視化
2. 業務マニュアルを整備する：業務手順・ツール・ポイントを文書化
3. 業務棚卸しを実施する：業務内容を洗い出し、不要・重複業務を整理
4. プロジェクト管理ツールを活用する（例：Trello、Notion）
5. 定期的な業務レビューを行う：業務フローを定期的に更新し、鮮度を保つ

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引継ぎ時の業務可視化活用法

• 資料共有：作成した業務フローやマニュアルを引継ぎ資料として提供
• OJT（実務研修）：新任者が実務を通して学べる機会を作る
• 進捗管理シートの活用：引継ぎ期間中の進捗を可視化

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まとめ

業務の可視化は、引継ぎをスムーズかつ効率的に進めるための基盤です。ブラックボックス化を防ぎ、業務全体像を共有することで、引継ぎトラブルを回避できます。業務フローの作成やマニュアル整備、ツール活用を実施し、強固な引継ぎ体制を構築しましょう！

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