【仕事の引き継ぎ業務のあるある10選】失敗しないための解決策を徹底解説！

はじめに

引き継ぎ業務は、異動・退職・新プロジェクトの開始など、ビジネスのあらゆる場面で発生します。しかし、引き継ぎがスムーズにいかないと、業務の停滞やミスの原因になります。

本記事では、「引き継ぎあるある10選」 を紹介しながら、失敗しないための具体的な解決策を解説します。

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引き継ぎ業務のあるある10選

1. 引き継ぎの時間が足りない

• 引き継ぎ者が忙しすぎて、十分な説明をする時間が取れない。
• 退職や異動の直前になってバタバタ準備するため、情報が抜け落ちる。
• 後任者が業務を引き継ぐ前に、前任者が退職してしまい、直接質問できない。

💡 解決策

• 引き継ぎは 最低2週間前 から計画的に始める。
• 退職・異動スケジュールを早めに決め、スムーズな引き継ぎができるよう調整。
• 業務リストを作成し、どの業務が重要か優先順位をつける。

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2. 引き継ぎ資料が分かりづらい

• 文字だらけのマニュアルで読む気にならない。
• 情報が古く、現行の業務フローと合っていない。
• どこに何の情報があるか分からず、探すのに時間がかかる。

💡 解決策

• シンプルで分かりやすいマニュアル を作成し、最新情報に更新。
• 図解やスクリーンショット を活用して、視覚的に理解しやすくする。
• 業務ごとに 「作業フロー」＋「よくあるトラブル」＋「対応策」 をセットで記載。

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3. 口頭説明が多すぎて、記録が残らない

• 「これはこうやればいいよ」とその場で言われても、後で忘れてしまう。
• 業務のポイントが会話の中に埋もれてしまい、後任者が困る。

💡 解決策

• オンラインミーティングを録画 し、後任者がいつでも見直せるようにする。
• チャットツール（Slack・Teams）を活用 して、テキストベースで残す。
• FAQ形式で質問と回答を記録し、共有フォルダに保存。

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4. 引き継ぎ内容と実際の業務が違う

• 「簡単な業務だから大丈夫」と言われたのに、実際は複雑だった。
• 言われた通りにやったのに、「そんな方法じゃダメだよ」と後から言われる。

💡 解決策

• 業務マニュアルを 現場の最新情報に基づいて更新 する。
• 「手順書どおりにやったら問題が起きた」という事例を トラブルシューティング集 としてまとめる。

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5. 重要な情報が個人のメールやメモに埋もれている

• どのファイルが最新か分からない。
• 「あのデータどこにある？」と何度も問い合わせるハメに。

💡 解決策

• 業務データは個人のPCではなく、クラウド上（Google Drive・Notionなど）に整理して保存。
• 「最新バージョン」と「過去履歴」を明確に分け、混乱を防ぐ。

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6. 業務が属人化していて、誰も詳細を知らない

• 「○○さんしか分からない」と言われ、確認できる人がいない。
• 長年の経験で処理されていた業務の詳細がマニュアルにない。

💡 解決策

• 業務の属人化を防ぐために、定期的に業務内容を共有。
• チームでの ローテーション業務 を導入し、知識を分散。

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7. 後任者がなかなか業務を覚えられない

• 一度説明しただけで理解できる前提になっている。
• 「やりながら覚えてね」と言われるが、質問できる環境がない。

💡 解決策

• OJT期間を設定 し、後任者が実際に業務をしながら学べる環境を整える。
• 「3か月間で習得すべきこと」の目標を明確にする。

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8. 退職者が「もう関係ない」と引き継ぎに非協力的

• 「もうすぐ辞めるし」とモチベーションが低い。
• 引き継ぎを適当に済ませてしまい、後任者が苦労する。

💡 解決策

• 引き継ぎ完了のインセンティブ を設定し、積極的に取り組む環境を作る。
• 退職者の引き継ぎ進捗を管理し、最終評価に反映させる。

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9. リモートワークでの引き継ぎが難しい

• 画面共有だけでは伝わりにくい。
• 過去のチャット履歴を見ても、どれが重要かわからない。

💡 解決策

• オンライン引き継ぎ用の共有ドキュメント を作成し、リアルタイムで更新。
• 動画マニュアル（LoomやZoomの録画機能）を活用 して、説明を残す。

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10. 引き継ぎ後のフォローがない

• 「分からなかったら聞いてね」と言われたのに、すぐに連絡が取れなくなる。
• 業務を始めた後に疑問が出てくるが、聞ける人がいない。

💡 解決策

• 引き継ぎ後も1か月間のフォロー期間を設ける。
• 定期的に「進捗確認ミーティング」を行い、後任者の不安を解消。

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まとめ

引き継ぎ業務は計画的に行うことで、トラブルを未然に防げる。

✅ 「引き継ぎあるある」なミスを避けるためには、適切なマニュアルと業務共有が重要。 ✅ フォロー期間を設けることで、後任者がスムーズに業務に馴染める。

しっかり準備して、引き継ぎの成功率をアップさせよう！

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