業務の引き継ぎ書を作成する際、多くの企業でExcelが使用されています。しかし、Excelでの引き継ぎ書作成には多くのリスクが潜んでいる ことをご存知でしょうか？
本記事では、Excelで引き継ぎ書を作成する際に生じる問題点と、それを防ぐための対策について解説します。
Excelで作成する引き継ぎ書の問題点
① バージョン管理が曖昧になりやすい
✅ 最新版がどれかわからなくなる
→ 「最新版」が複数存在し、どのファイルが正しいのか不明になる。
✅ 複数人で編集した場合の整合性が取れない
→ ファイルをローカル保存すると、誰が最新の情報を持っているのか分からなくなる。
💡 クラウドツール（GoogleドキュメントやNotion）を活用すると、リアルタイムで更新が可能！
② 退職後にファイルが消える可能性が高い
✅ 個人PCに保存されていた場合、退職時に削除される
→ 共有フォルダに保存されていないと、退職後にデータが消えるリスクがある。
✅ アクセス権の管理が曖昧になりがち
→ 退職者のアカウントが削除されると、重要なファイルにもアクセスできなくなる。
💡 社内の共有ドライブに保存し、適切なアクセス権限を設定することが重要！
③ ファイルが分散し、検索性が低い
✅ 異なる部署で異なるフォーマットが使われる
→ 組織全体で統一されていないと、情報がバラバラになり検索が難しくなる。
✅ 引き継ぎ書のフォーマットが統一されていない
→ 各自が異なるフォーマットを使うと、後任者が混乱する。
💡 テンプレートを統一し、OneDriveやGoogle Driveなどで一元管理するのがおすすめ！
④ 変更履歴の追跡ができない
✅ 誰がどこを修正したのか分からなくなる
→ Excel単体では変更履歴の詳細な管理が難しい。
✅ 不正な改ざんや誤編集のリスク
→ 重要な情報が誤って変更されても気づけない。
💡 変更履歴が残るツール（Googleスプレッドシート・Notion）を活用するのが理想！
⑤ 他のシステムとの連携が難しい
✅ 情報が手動で更新されるため、常に最新のデータではない
→ 自動更新機能がないため、古い情報が残りやすい。
✅ 他のツールとの連携が不十分
→ 社内のCRMやタスク管理ツールと連携できず、手入力の手間が増える。
💡 社内の業務管理ツールやクラウドシステムを活用し、情報を一元管理するのがベスト！
Excelの代替として使える引き継ぎツール
Excelの引き継ぎ書に代わるツールとして、以下のクラウドツールを活用することで、より安全かつ効率的な引き継ぎが可能になります。
✅ Googleドキュメント / Googleスプレッドシート
→ リアルタイム編集が可能で、変更履歴の管理も容易。
✅ Notion
→ 情報を一元管理し、チーム内で簡単に共有できる。
✅ Confluence
→ 企業向けのナレッジ管理ツールで、履歴管理や検索機能が充実。
✅ Microsoft Teams / OneNote
→ Office365と連携しやすく、社内でのドキュメント共有に最適。
まとめ｜Excelの引き継ぎ書から脱却し、スマートな管理を
✔ Excelはバージョン管理が曖昧になりやすく、最新版の管理が難しい
✔ 退職後にデータが消失するリスクが高いため、クラウドで管理するのが望ましい
✔ 引き継ぎ書のフォーマットを統一し、検索しやすい仕組みを整える
✔ 変更履歴の追跡や他システムとの連携を考慮し、クラウドツールを活用する
企業の重要な情報を守り、スムーズな引き継ぎを実現するために、Excelからクラウドベースの管理へ移行しましょう！
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