はじめに
業務を引き継いだ後の初回訪問は、顧客との関係をスムーズに築くためにとても重要になります。初回の印象が、今後の取引や信頼関係に大きく影響するため、事前準備と当日の立ち回りがカギになります！
今回は、引継ぎ後の初回訪問を成功させるためのポイントを解説しますので、是非参考にしてみてくださいね！
1. 初回訪問の目的を明確にする
✅ 新しい担当者としての自己紹介
✅ これまでの経緯や引継ぎ内容の共有
✅ 今後の方針や対応スケジュールの確認
✅ 顧客の不安や要望をヒアリングする
顧客は「担当が変わることで不便になるのでは？」という漠然とした不安を感じとることが多く、初回面談の際には悪意ない警戒モード状態になっていることがあります。
ですので、前任者から適切な引継ぎを受けていることを伝えるなど、安心感を与えることが最優先です！
2. 訪問前に準備すべきこと
📌 過去のやりとりを確認する
- これまでの取引内容、クレームや要望の履歴をチェック
- どのようなスタイルのコミュニケーションを好むか把握する
- メールやチャット、電話、オンラインミーティングのどれをどの場面で活用するかについては好みがあるので注意！
📌 顧客の情報を整理する
- 会社概要や事業内容を把握する
- 主要な担当者の名前や役職を把握する
- 自社との契約状況を把握する
- 過去の担当者を把握する
顧客を理解するとともに、理解者であることを示すことが重要です！
📌 簡単な自己紹介を用意する
- 「〇〇から引き継ぎました、△△と申します。」
- 「今後もこれまでと同じクオリティで対応します。」
- 「気になる点があればいつでもお知らせください。」
アイスブレイクになる鉄板トークを持っておくと、引継ぎの場面でも活躍します！
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3. 訪問時のトークの流れ
1️⃣ 自己紹介（最初の5分）
→ シンプルかつ丁寧に、短めの挨拶をします。趣味の話については顧客の好みに合わせて使い分けましょう！
2️⃣ 引継ぎ内容の共有（10分）
→ これまでの対応と今後の進め方を伝える
3️⃣ お客さんの意見や要望のヒアリング（15分）
→ 「現在のご不安やご要望はありますか？」といった会話ができると良いが、前任者や自社を批判するようなトークは絶対にNGなので注意。
4️⃣ 今後の対応方針を確認（10分）
→ 「次回以降のスケジュールやご対応について、ご希望はございますか？」
5️⃣ 訪問後のフォローアップを約束（5分）
→ 「本日お伺いした内容を整理し、メールでお送りします。」
これを意識すればスムーズな流れで訪問できますが、アイスブレイクから雑談を中心とした会話ができればもっと上出来です！
4. 訪問後に絶対やるべきこと
✅ 訪問内容の記録を残す（社内共有） ✅ お礼メールを送る（訪問後24時間以内） ✅ 次回のアクションを明確にする
特に、お礼メールには「本日お話しした内容」や「次回の予定」をまとめておくと、お客さんも安心してくれます！
電話でのフォローもできると尚良し！
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5. まとめ
引継ぎ後の初回訪問は、「信頼を築く場」と考えるのが重要！
📌 事前準備を徹底する（過去の履歴・自己紹介の準備）
📌 訪問時はお客さんの不安をしっかり聞く
📌 訪問後もフォローを忘れずに（お礼メール・社内共有）
この流れを押さえれば、スムーズな引継ぎができます！
