業務の引き継ぎを行う際には、単に業務内容を後任者に伝えるだけでなく、それに伴う 事務作業 も適切に進めることが重要です。
事務作業をおろそかにすると、引き継ぎ後に業務の滞りやミスが発生し、チームや会社に負担をかける原因になります。
本記事では、引き継ぎ時に必要な事務作業の種類や、スムーズに進めるためのポイント について解説します。
引き継ぎ(引継ぎ)における事務作業とは？
引き継ぎを円滑に進めるためには、業務の移行に伴う事務作業を整理し、適切に処理すること が欠かせません。
引き継ぎに関わる事務作業は、主に以下のようなものがあります。
① 業務マニュアルや引き継ぎ資料の作成
引き継ぎを行う際には、後任者がスムーズに業務を開始できるよう、必要な資料を準備しておく必要があります。
✔ 業務フロー（作業の手順）を整理する
✔ 使用するツールやシステムの操作方法をまとめる
✔ 関係者リスト（取引先や社内メンバー）を作成する
特に 業務の属人化を防ぐ ために、ポイントを押さえた簡潔なマニュアルを用意することが大切です。
② アカウントや権限の移行
多くの業務では、社内のシステムやツールを活用しています。
そのため、後任者が問題なく業務を進められるよう、適切なアカウントの移行や権限の付与 を行うことが必要です。
✅ 社内システムやクラウドツールのアカウント情報を整理する
✅ 不要なアカウントの削除や権限の引き継ぎを実施する
✅ パスワードの管理方法を後任者に共有する（必要な範囲内で）
情報セキュリティの観点からも、適切な手続きを踏む ことが求められます。
③ 契約や支払い関連の手続き
業務によっては、社内外の契約や支払い処理 に関わるケースもあります。
例えば、以下のような業務が該当します。
✔ 取引先との契約更新や変更の確認
✔ 経費の精算や支払いスケジュールの整理
✔ 請求書の処理や管理
こうした事務作業を引き継ぐ際は、対応の締め切りや処理方法を明確に伝えること が大切です。
④ 書類・データの整理と共有
日々の業務で扱う 書類やデータの管理方法 も、引き継ぎの重要なポイントです。
✅ 業務に必要な書類がどこにあるかを整理する
✅ 共有フォルダのアクセス権を見直す
✅ 紙の資料がある場合は電子化する
「どのデータをどこに保存しているか」を明確にしておくことで、後任者がスムーズに業務を進められる ようになります。
スムーズな引き継ぎ(引継ぎ)を実現するための事務作業の進め方
引き継ぎの事務作業を円滑に進めるためには、計画的な対応が必要です。
ここでは、具体的な進め方を紹介します。
① 事務作業のリストを作成する
引き継ぎに関連する事務作業は多岐にわたるため、「何を・いつまでに・誰に引き継ぐのか」 をリスト化しましょう。
✅ 業務の種類ごとにタスクを整理する（マニュアル作成・権限移行・契約手続きなど）
✅ 期限を設定し、計画的に進める
✅ 上司や関係者と事前に確認を行う
特に 締め切りがある業務（契約更新や支払い処理など）は優先的に対応 することが重要です。
② 事務作業の進捗を共有する
引き継ぎの事務作業を進める際は、上司や後任者と進捗を共有 しながら進めると、漏れが防げます。
✔ 定期的に引き継ぎの進捗を確認する（週1回など）
✔ 必要に応じて、チェックリストを作成する
✔ 後任者が業務を問題なく進められるか確認する
「引き継ぎが完了した」と思っても、後任者が理解していなければ意味がない ため、状況を見ながら柔軟に対応しましょう。
③ 退職前に「引き継ぎ完了報告」を行う
引き継ぎの事務作業がすべて完了したら、上司や関係者に「引き継ぎが完了したこと」を報告しましょう。
報告に含めるべきポイント
- どの業務を誰に引き継いだか
- 未完了の業務や今後の対応が必要な業務があるか
- 後任者の対応状況（問題なく業務を開始できるか）
この報告を行うことで、後々のトラブルを防ぐことができます。
まとめ 事務作業を適切に進めて、スムーズな引き継ぎ(引継ぎ)を実現しよう
引き継ぎの際は、業務内容の伝達だけでなく、それに伴う事務作業を適切に進めることが重要 です。
事務作業がしっかりと引き継がれていれば、後任者がスムーズに業務を開始でき、会社やチームへの影響も最小限に抑えられます。
引き継ぎ時の事務作業のポイント
✅ 業務マニュアルや引き継ぎ資料を作成する
✅ アカウントやシステムの権限を適切に移行する
✅ 契約や支払い手続きを整理し、対応期限を確認する
✅ 書類やデータの管理方法を明確にする
✅ 進捗を共有し、引き継ぎ完了報告を行う
しっかりと準備を整え、計画的に進めることで、スムーズな業務移行が実現できます。
引き継ぎの事務作業を適切に進め、円満に業務を引き渡しましょう。
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