業務の引き継ぎは、企業の継続的な運営にとって欠かせないプロセスですが、職場によっては引き継ぎが極めて困難なケースもあります。
特に、業務の属人化が進んでいる、人手不足が慢性化している、情報共有の仕組みが整っていない などの要因により、引き継ぎが円滑に進まない職場も少なくありません。
本記事では、引き継ぎが困難な職場の具体的な事例と、それに対する解決策 について解説します。
引き継ぎ(引継ぎ)が困難な職場の特徴とは？
まず、引き継ぎが難しくなる職場には、以下のような共通点があります。
✅ 業務の属人化（特定の人しか業務内容を把握していない）
✅ 人手不足（後任者が決まらない、交代要員が確保できない）
✅ 情報共有の仕組みが未整備（マニュアルがない、口頭伝承が主流）
✅ 職場の雰囲気が退職しづらい（退職希望を伝えると強く引き止められる）
こうした問題がある職場では、引き継ぎが進まないまま、退職者がいなくなるケースも珍しくありません。
引き継ぎ(引継ぎ)が困難な職場の事例とその対策
事例① IT業界｜エンジニアが退職し、システムが管理不能に
状況
- システム開発を担当していたエンジニアが退職を決意
- 仕様書やドキュメントが不足しており、後任者が対応できない
- 退職後にシステムトラブルが発生し、業務が停止
対策
✔ ドキュメントを必ず作成し、業務を可視化する
✔ コードの管理をGitHubなどのリポジトリで一元化する
✔ 業務を複数人で担当し、属人化を防ぐ
➡ 業務マニュアルや仕様書の整備を習慣化し、業務のブラックボックス化を防ぐことが重要。
事例② 医療・介護業界｜人手不足で引き継ぎができない
状況
- 介護施設で夜勤担当の職員が退職
- 人手不足のため、引き継ぎができず、そのまま退職
- シフトが崩れ、他の職員に負担が集中
対策
✔ 採用を計画的に行い、人手不足を防ぐ
✔ 業務をチームで共有し、特定の職員に依存しない体制をつくる
✔ 引き継ぎマニュアルを作成し、新人でも対応できる環境を整備する
➡ スタッフの負担を分散させるために、業務の標準化と人員確保が不可欠。
事例③ 建設業界｜ベテラン職人が退職し、ノウハウが消失
状況
- 長年現場を管理していた職人が退職
- 技術が属人化しており、新人が対応できない
- 工期の遅れが発生し、取引先からクレームが入る
対策
✔ 動画や写真を活用して、技術の伝承を進める
✔ 経験豊富な職人と新人がペアで作業し、スキルを継承する
✔ 社内研修制度を設け、技術を標準化する
➡ 「職人技」の引き継ぎには、視覚的な情報（動画・写真）が有効。
事例④ 金融業界｜顧客対応を引き継げず、信頼を失う
状況
- 銀行の法人営業担当が退職
- 顧客対応が個人の関係性に依存しており、後任者が情報不足
- 主要顧客の一部が競合銀行に流れる
対策
✔ 顧客とのやり取りをCRM（顧客管理システム）で一元管理する
✔ チーム制で営業活動を行い、個人依存を減らす
✔ 定期的な引き継ぎ研修を実施し、スムーズな移行を支援する
➡ 営業の引き継ぎでは、顧客との関係構築も考慮し、段階的な引き継ぎを実施するのが重要。
事例⑤ 広告・クリエイティブ業界｜デザイナー退職で納期遅延
状況
- 担当デザイナーが急遽退職
- 進行中の案件のデザインデータが整理されておらず、後任者が対応不可
- 納品が遅れ、クライアントからの信頼を失う
対策
✔ デザインデータはクラウド上で管理し、誰でもアクセスできるようにする
✔ プロジェクトごとに進捗を記録し、途中からでも引き継げる体制を整える
✔ マニュアルを作成し、制作フローを標準化する
➡ 引き継ぎ前提の作業環境を整えることで、急な退職にも対応可能に。
引き継ぎ(引継ぎ)が困難な職場で円滑に業務を移行するためのポイント
① 業務の可視化を徹底する
- 業務マニュアル・フローを整備する
- タスク管理ツールを活用し、進捗状況を共有する
- 情報共有の仕組みを導入し、属人化を防ぐ
② 早めに引き継ぎ計画を立てる
- 退職が決まった時点で、業務の棚卸しを行う
- 引き継ぎスケジュールを作成し、計画的に進める
- 上司や関係者と調整しながら、スムーズに移行する
③ ITツールを活用する
- クラウドストレージでデータを管理し、どこからでもアクセス可能にする
- CRMなどの管理システムを導入し、顧客対応の属人化を防ぐ
- マニュアルや動画コンテンツを活用し、効率的な教育体制を整える
まとめ
引き継ぎが困難な職場では、業務の属人化を防ぎ、計画的な引き継ぎを行うことが重要 です。
また、情報共有の仕組みを整え、後任者がスムーズに業務を引き継げる環境を作る ことで、トラブルを未然に防ぐことができます。
記事のポイントまとめ ✅ 業務の可視化を徹底し、マニュアルやフローを整備する
✅ 計画的な引き継ぎを実施し、早めのスケジュール調整を行う
✅ ITツールを活用し、業務の属人化を防ぐ
引き継ぎの難しい職場でも、適切な対策を講じることでスムーズな業務移行を実現できます。
トラブルを回避するためにも、引き継ぎの仕組みを整えておきましょう！
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