引継ぎ(担当変更)メールのテンプレを紹介！社外/社内それぞれのシーン別の最適とは

はじめに

仕事の引継ぎの際に避けて通れないのが「引継ぎメール」です。社内向け、社外向け、顧客向けのケースごとに適切な文面を用意しておくことで、スムーズな引継ぎが可能になります！

今回は、すぐに使えるメールのテンプレートを紹介しますので活用してみてくださいね！

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1. 引継ぎメールを送る際の基本ポイント

✅ 件名は分かりやすく！

件名には「引継ぎ」「担当変更」などを明記して、受信者が内容をひと目で理解できるようにすることが大切！

• 例1： 【担当変更のお知らせ】営業担当 〇〇からの引継ぎについて
• 例2： 【業務引継ぎのご連絡】△△の対応について
• 例3： 【重要】担当変更のお知らせとか

✅ 本文の流れ

1. 挨拶（お世話になっております）
2. 自分が引継ぎすることの説明
3. 後任者の紹介と今後の対応について
4. 感謝の言葉と今後のフォロー案内

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2. すぐに使える引継ぎメールテンプレート

📌 社内向け（チームメンバーへの引継ぎ）

件名：【業務引継ぎのご連絡】△△業務について

各位、

お疲れ様です。
◎◎部◎◎課
〇〇です。

この度、私が担当していた△△業務を、〇〇さんに引継ぐことになりました。

今後の業務の進め方や注意点、これまでの課題や対応方法などは、別途資料にまとめておりますのでご確認ください。

私自身も△月△日まではフォロー可能ですので、何かあればいつでもご連絡ください。

これまでサポートいただき大変感謝しております。
今後もどうぞよろしくお願いいたします。

📌 社外向け（取引先への挨拶）

件名：【担当変更のお知らせ】営業担当〇〇より

〇〇株式会社
△△部 〇〇様

お世話になっております。◯◯株式会社◯◯部◯◯です。

私〇〇は、これまで貴社の担当を務めてまいりましたが、△月△日をもって担当を交代することになりました。

後任として、〇〇（メール: xxx@xxx.com）が担当させていただきます。

これまでの取引内容や進行中の案件については、しっかり引継ぎを行っておりますのでご安心ください。

私自身も、しばらくはフォローを続けてまいりますので、何かございましたらお気軽にご連絡ください。

これまでお世話になり、本当にありがとうございました。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願いいたします。

📌 顧客向け（担当変更の案内）

件名：【担当変更のご案内】今後のご対応について

〇〇様

お世話になっております。◯◯株式会社◯◯部◯◯です。

私〇〇がこれまで担当させていただいておりましたが、このたび弊社△△が新しく担当をさせていただくことになりました。

△△はこれまで〇〇業務で豊富な経験を持っており、きっとお力になれるはずです。

何かご不明点やご要望がございましたら、お気軽にお知らせください。
私も△月△日まではサポートいたします。

これまでお世話になり、心より感謝申し上げます。今後とも変わらぬご愛顧をよろしくお願いいたします。

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3. 引継ぎメールを送る際の注意点

✅ 送るタイミング：引継ぎ前に余裕をもって送る（1〜2週間前が理想）
✅ CCの設定：上司・関係者を適切に入れる
✅ フォロー体制を明記：引継ぎ後もしばらくフォロー可能なことを伝える
✅ 添付ファイルを活用：引継ぎ資料や担当者リストを添付すると親切

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4. よくある質問とその回答

Q1. 後任者が未定の場合は？
→ 一旦「引継ぎ準備中」として、後任者が決まり次第改めて連絡すると伝えましょう！

Q2. 顧客への連絡は何日前がベスト？
→ 最低でも1週間前。急な引継ぎの場合は電話連絡も併用することで信頼感アップに繋がります。

Q3. メールだけで十分？
→ 大事な取引先にはメールだけでなく、直接訪問や電話での挨拶も大切！

📌 関連記事：引継ぎを成功させるための具体的なコツをもっと知りたい方は、こちらの記事もチェック！

まとめ

引継ぎメールは第一印象を決める重要なステップ！

📌 分かりやすい件名と本文
📌 適切なタイミングで送る
📌 必要な情報を漏れなく伝える

これらのポイントを押さえて、スムーズな引継ぎを実現しましょう！
この記事のテンプレを活用して、引継ぎ業務をスムーズに！