もう引き継ぎで悩まない！マニュアルのオンライン化でスマートな業務継承

業務の引き継ぎは、異動や退職の階段で避けられません。しかし、静的なマニュアルにみだりに情報を記しただけでは、実際に活用するのは難しいのが現実です。そこで、マニュアルをオンライン化し、視覚的な情報共有を活用することで、業務継承がよりスムーズになります。本記事では、引き継ぎの問題点やマニュアルオンライン化のメリット、実際の成功例を紹介します。

マニュアルオンライン化による引き継ぎのメリット

1. 情報共有の一元化

• クラウド型マニュアルを利用することで、資料がチーム内で一元化され、情報が大きく折れることを防げます。

2. 視覚的コンテンツでわかりやすく

• 動画や画像を用いたマニュアルにより、文章のみの説明よりも理解しやすく、引き継ぎ時の理解ミスを減らすことができます。

3. リモート環境でも実現可能

• オンラインツールを使うことで、リモート作業が多い職場でも準備が進められます。

エクセルやスプレッドシートでマニュアルを作成することのデメリット

1. どこにあるかわからなくなる

• ファイルが社内のフォルダに点在し、必要な時にどこにあるのかわからなくなるケースが多い。
• 誰が最新版を持っているのか不明で、古い情報を使ってしまうリスクがある。

2. 管理者が不明瞭になりやすい

• 誰がマニュアルを作成・更新するのか明確でないため、最新情報が反映されにくい。
• 管理者が異動や退職した際に、マニュアルの更新が止まってしまうことがある。

3. 共同編集の混乱

• 同時編集が難しく、複数人での更新作業が非効率。
• 変更履歴の管理が難しく、間違った編集が上書きされてしまうリスクがある。

成功事例

自治体の実例: 石狩市役所の報告

石狩市役所では、人事異動時の業務引き継ぎを効率化するために、スタディスト社の「Teachme Biz」というマニュアル作成・共有システムを導入しました。このシステムは、業務手順を動画や画像を活用して視覚的に説明できるため、従来のテキストベースのマニュアルと比べて直感的に理解しやすくなっています。

この導入により、以下のような効果が得られました。

• 新任者の早期戦力化: 新しく配置された職員がスムーズに業務を開始できるようになり、即戦力としての活躍が期待されるようになりました。
• 属人化の防止: 従来、経験者のみが持っていた暗黙知を動画マニュアル化することで、誰でも業務を継承できるようになりました。
• マニュアルの更新が容易に: クラウド上での管理により、常に最新の情報を共有可能になりました。

このように、マニュアルのオンライン化を活用することで引き継ぎ業務がスムーズになり、業務効率の向上が期待されています。参照元：プロジェクトデザイン

マニュアルオンライン化のポイントと注意点

1. ツール選定の基準
   • 使いやすさ
   • セキュリティ保障
   • コスト対効
2. 社内教育と運用ルールの立て方
   • 知識を決まった人だけに専定させず、チーム内で学べる体制を作る
   • 機能を導入する前に、使う目的を明確にする

マニュアルをオンライン化するツール一覧

ツール名	提供会社	特徴	形式	価格	URL
Teachme Biz	スタディスト	動画や画像を活用した直感的なマニュアル作成	クラウド型	要問い合わせ	公式サイト
COCOMITE	コニカミノルタ	フォルダ分けやQRコードでの共有が可能	クラウド型	月額3,000円〜	公式サイト
Dojo	テクマトリックス	自動画像キャプチャ機能で詳細な手順書を作成	オンプレミス型	要問い合わせ	公式サイト
iTutor	ブルーポート	クロマキー合成や字幕自動挿入が可能	オンプレミス型	要問い合わせ	公式サイト
soeasy buddy	soeasy	スマホで撮影した短い動画を簡単に共有	クラウド型	要問い合わせ	公式サイト

まとめ｜引き継ぎにはマニュアルをオンラインで！

マニュアルをオンライン化することで、異動や退職時の引き継ぎの負担が大きく減ります。システムの導入だけでなく、運用の工夫で最大の効果を発揮できるようになるので、実行の可能性を検討してみましょう。

📌関連記事