業務の引き継ぎをスムーズに進めるために「引き継ぎ書」を作成する企業は多いですが、 「どれくらいの期間保管すべきか？」 「誰が閲覧できるようにするべきか？」 といった管理方法について明確なルールがない企業も少なくありません。
本記事では、引き継ぎ書の適切な保管期間、管理方法、閲覧権限の設定、破棄ルールについて詳しく解説します。
目次
引き継ぎ書の適切な保管期間とは？
引き継ぎ書の法的な保管義務はあるのか？
引き継ぎ書の保管期間については 法的な義務はない ものの、企業や部署ごとにルールを定めるのが一般的です。
業種・業務ごとの一般的な保管期間
| 業種・業務 | 保管期間の目安 | 法的義務の有無 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 経理・会計 | 7年 | あり（法人税法・会社法） | 税務調査対応のため、帳簿書類と同様に長めに保管 |
| 人事・労務 | 3〜5年 | あり（労働基準法） | 労務トラブルに備え、異動履歴や業務内容を残す |
| IT・システム | システム変更まで | なし | システムが変更されるまで保管し、更新時に引き継ぐ |
| 営業・企画 | 1〜3年 | なし | 商談履歴・顧客対応の記録として一定期間保管 |
| 一般的な事務業務 | 1〜3年 | なし | 業務継続に必要な範囲で保管 |
引き継ぎ書の適切な管理方法とは？
紙 vs デジタル管理の比較
| 管理方法 | メリット | デメリット |
| 紙での管理 | 手軽に作成できる・即時記入可能 | 紛失リスクが高い・検索性が低い |
| デジタル管理 | 検索しやすい・バックアップ可能 | セキュリティ管理が必要 |
適切な管理方法のポイント
- クラウドストレージの活用（Google Drive, OneDrive, SharePoint など）
- フォルダ構造を整理し、ファイル名ルールを統一
- アクセス権を制限し、不必要な人が閲覧できないようにする
- 退職者のアクセス権を削除する
引き継ぎ書の閲覧権限はどう決める？
誰がアクセスできるべきか？
| 役職・担当者 | 閲覧権限の範囲 |
| 前任者（引き継ぐ側） | 作成・編集・閲覧 |
| 後任者（引き継ぎを受ける側） | 閲覧・一部編集 |
| 直属の上司 | 閲覧・承認 |
| 人事・総務 | 必要に応じて閲覧 |
閲覧権限設定のポイント
- 「閲覧のみ」権限を設定（編集は後任者・上司のみ）
- 「リンクを知っている人はアクセス可能」にしない
- 退職者のアクセスを削除する
引き継ぎ書の破棄ルール
保管期間が過ぎた引き継ぎ書はどうする？
| 管理方法 | 破棄方法 |
| 紙の引き継ぎ書 | シュレッダー処理 |
| デジタルの引き継ぎ書 | クラウドストレージから削除、アーカイブ化後に自動削除 |
引き継ぎ書の管理を徹底するポイント
✅ 保管期間を決める（業種ごとの目安を参考に）
✅ デジタル管理ならアクセス権を設定し、退職者のアクセスを削除
✅ 不要になったら適切な方法で破棄する
✅ 社内ルールとして文書管理ポリシーを整備する
これらのポイントを押さえることで、引き継ぎ書の適切な管理が可能になります。
まとめ
引き継ぎ書は、業務のスムーズな継承のために重要なドキュメントですが、 適切な管理をしないと情報漏洩や業務の混乱を招く可能性があります。
✅ 保管期間は業種ごとに異なるが、最低1年は保存するのが無難
✅ デジタル管理する場合はアクセス権を厳密に設定する
✅ 保管期間を過ぎたら適切に破棄し、不要なデータを残さない
社内の文書管理ルールを整備し、適切な運用を心がけましょう。
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