引き継ぎを受ける立場になると、「何を準備すればいいのか？」「引き継ぎの際に失敗しないためにはどうすればよいか？」と不安に感じることも多いでしょう。
引き継ぎがスムーズに進むかどうかは、受ける側の姿勢や準備によって大きく左右されます。本記事では、引き継ぎを受ける側の心構えと具体的なポイントを解説します。
引き継ぎを受ける側の基本的な心構え
1. 積極的に学ぶ姿勢を持つ
引き継ぎは、ただ情報を受け取るだけではなく、主体的に学び取る姿勢が重要です。
✔ 分からないことは積極的に質問する
✔ ただメモを取るだけでなく、自分で手を動かして実践する
✔ 過去の経緯や背景も理解しようと努める
「言われたことだけをこなす」のではなく、業務の目的や全体像を把握することが大切です。
2. 引き継ぐ相手に敬意を持つ
引き継ぎをする人は、自分が担当していた仕事を手放す立場にあります。
そのため、単なる作業の説明ではなく、経験や知見を共有しようとしていることを理解しましょう。
✔ 「お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます」など感謝の気持ちを伝える
✔ 相手の意図や工夫を尊重し、業務の背景を理解する
✔ 引き継ぎ内容を「自分なりに整理」してフィードバックする
感謝の気持ちを伝えることで、より良い関係が築け、スムーズな引き継ぎにつながります。
引き継ぎを受ける際にやるべき準備
1. 事前に確認しておくべき項目
引き継ぎを受ける際には、以下のような項目を事前に整理し、必要な情報を明確にしておくことが重要です。
✔ 業務の全体像（どんな業務を引き継ぐのか）
✔ 引き継ぎスケジュール（いつまでに何を習得するべきか）
✔ 使用するシステムやツールのログイン情報やマニュアル
✔ 過去の資料や関連ファイルの保管場所
✔ 関係者（取引先や社内のキーパーソン）について
2. メモの取り方を工夫する
引き継ぎを受ける際、ただ話を聞くだけではなく、効果的なメモを取ることが大切です。
✔ 箇条書きで簡潔にまとめる
✔ 業務の流れをフローチャートや図にする
✔ 「なぜその作業が必要なのか？」を記録する
✔ 質問リストを作り、あとで確認する
「聞いたことをそのままメモする」のではなく、「後から見返してすぐ理解できる」ように整理しましょう。
また、退職に伴う引き継ぎの場合、このメモが今後の業務の鍵になることもあります。
引き継ぎ側の引き継ぎ後の注意点と対応策
1. 引き継ぎが終わった後も継続的に確認する
引き継ぎが完了した後でも、業務を進める中で不明点が出てくることがあります。
✔ 疑問が出たらすぐに確認する
✔ 業務の進め方に自信が持てるまで、前任者と連絡を取れる状態にしておく
✔ 1か月後に振り返りを行い、業務の流れを再確認する
2. 業務の進め方を改善する
引き継いだ業務をそのまま続けるのではなく、より効率的な方法を模索することも重要です。
✔ ムダな手順がないか見直す
✔ マニュアルが不十分な場合は、自分なりに補足を加える
✔ 新しいツールやシステムを活用できないか検討する
引き継ぎを「受け身」で終わらせるのではなく、自分が引き継ぐ側になったときのことも考えて改善していく姿勢が大切です。
こんな時どうする？ 引き継ぎトラブルへの対処法
1. 前任者が十分な引き継ぎをしてくれない
✔ できる限り資料を整理し、自分で調べながら進める
✔ 社内の他のメンバーにも話を聞いてみる
✔ 「この情報が不足しています」と具体的に伝える
2. 短期間で引き継ぎを終えなければならない
✔ 最優先で習得すべき業務をリストアップする
✔ ToDoリストを作成し、優先順位をつける
✔ 録音や動画を活用し、後から振り返られるようにする
3. 引き継ぎ後に分からないことが多い
✔ すぐに質問できる環境を作っておく
✔ 過去のメールやチャット履歴を検索してみる
✔ 定期的に業務を振り返り、分からない部分を洗い出す
まとめ
引き継ぎを受ける側の心構えとして、
✅ 積極的に学ぶ姿勢を持つ
✅ 引き継ぐ相手に敬意を払う
✅ 事前準備をしっかり行う
✅ 引き継ぎ後も確認を怠らない
✅ トラブルに柔軟に対応する
これらのポイントを意識することで、スムーズに業務を引き継ぎ、新しい環境でも自信を持って仕事を進めることができます。
引き継ぎは「受ける側の姿勢」で大きく変わります。積極的な姿勢で、円滑な業務移行を目指しましょう！
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