はじめに
従業員が産休・育休に入ることが決まった際、会社としては従業員の体調の急な変化も頭に入れながらスムーズな引継ぎ体制を整える必要があります。ただし、引継ぎが不十分だと業務に支障をきたし、他の社員への負担増や生産性の低下につながる可能性があります。この記事では、会社目線で産休時の引継ぎ体制を整えるポイントを解説します。
早期の引継ぎ計画策定
従業員から産休・育休の申出があった時点で、可及的速やかに引継ぎ計画を立てることが重要です。
計画段階で、引継ぎ期間や担当者を明確に決め余裕を持ったスケジュールを組みましょう。従業員の体調の急な変化を考慮し、自宅からオンラインでも引継ぎができるような設計が理想です。
会社が行うべきこと:
- 産休開始予定日の確認とスケジュール作成
- 必要な引継ぎ業務の洗い出し
引継ぎ担当者の選定
産休・育休者の業務を分担して引き継ぐ担当者を選定し、責任を明確にしておきます。全体の進捗を管理するリーダーも決めておくと安心です。従業員がストレスなく引継ぎができるような引き継ぎ担当者をアサインすることが理想です。産休に入る従業員への配慮についての社内教育を実施しておくとさらにスムーズに引き継ぎが進行できます。
ポイント:
- 適材適所で担当者を配置
- 定期的な進捗確認ミーティングの実施
引継ぎ資料の作成支援
会社として産休・育休者に引継ぎ資料の作成をサポートします。テンプレートを用意し、業務フローや重要な連絡先、使用ツールなどを網羅できるように促しましょう。
会社が用意するべきもの:
- 業務引継ぎ用テンプレート
- 資料作成サポートと進捗管理
- Hikitsugi-assistツール
周りのフォロー体制の確立
産休・育休に入る社員をサポートするために、周りの社員がフォローできる体制を整えましょう。業務量の調整やサポート担当者の設定、定期的なフォローミーティングを実施することで、引継ぎ後の負担を減らし、産休者も安心して休みに入れます。
フォロー体制のポイント:
- 担当者以外もサポートできるよう業務共有を進める
- サポート担当を決め、困ったときの相談先を明確にする
- 定期的にチームで業務の進捗や課題を共有
産休・育休中の緊急連絡体制の確立
産休・育休中でも、緊急時の連絡ルールを会社として決めておくことで、万が一の際にも安心です。事前に連絡方法や対応範囲を確認しておきましょう。
例:
- 緊急時のみメールで連絡
- 連絡可能な時間帯の事前共有
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まとめ
従業員が産休・育休に入る際は、会社が主導して計画・担当者選定・資料作成支援・実践・緊急連絡体制の5つを整えることが大切です。しっかりした体制を整えることで、スムーズな業務継続と社員の安心につながります。会社として万全の準備を行い、産休・育休者・チーム双方にとって円滑な引継ぎを実現しましょう！
