はじめに
引継ぎは、スムーズに進めるのが理想やけど、後任者が実際に業務を引き継いだときに「思ったより難しい…！」と感じることも多い。今回は、後任者が引継ぎでよくつまずくポイントを紹介します！
前もって準備することで、気持ちの良い引継ぎを目指しましょう！
1. 情報が多すぎて整理できない
「引継ぎ資料はあるけど、どこから見ればいいのかわからない！」 という状況に陥りがちです。
特に、業務マニュアルが長すぎたり、フォルダがバラバラになってると重要な情報を見つけるのに時間がかかってしまい、引継ぎが思うように進みません。
また、業務の中で利用するツールの数が年々増えているため、1つの情報を得るのに時間がかかってしまうこともよくあります。
✅ 解決策
- 業務の優先順位を明確にする（まずはコレを見ろ！というリストを作る）
- マニュアルの要点をまとめた「簡易版」を用意する
- フォルダ構成を整理して、アクセスしやすくする
2. 実践すると意外と分からないことが出てくる
説明を聞いてるときは分かったつもりでも、実際にやると「あれ？わからない？」となることがあります。
業務フローの細かい部分や、トラブル対応のコツなどは、実際に経験しないと分かりにくく、後任者がトラブルに巻き込まれるときにはすでに前任者が退職していることもよくあるパターンです。
✅ 解決策
- OJTで実際に手を動かす時間を確保する
- 質問しやすい環境を作る（Slackやメモで随時共有）
- 「よくあるミス」と「その対処法」をまとめておく
3. いきなり一人でやらされて不安になる
「説明は終わったし、後はよろしく！」と言われても、いざ一人でやるとなると不安になってしまうことがよくあります。引継ぎ期間が短いと、細かい疑問を解決できないまま業務を進めることになってしまい、結果的にミスに繋がることもあります。
✅ 解決策
- 一定期間フォロー体制を作る（1ヶ月間は質問OKなど）
- 最初は後任者と一緒に業務を進める「ペアワーク」方式を取り入れる
- 問題が発生したときの相談先を明確にする
4. 顧客を引き継いだが、関係性ができていない
業務の引継ぎだけでなく、顧客との関係性も重要です。 後任者が初対面でいきなり担当することになると、信頼関係が築けておらずスムーズに話が進まないことが多いため、顧客を引き継ぐ場合には後任者が顧客から信頼されるよう丁寧に進めることが必要です。
✅ 解決策
- 前任者と後任者が一緒に訪問し、顔合わせをする
- 過去のやりとりや顧客の特徴をまとめたメモを共有する
- 最初の数回は前任者がフォローしながら対応する
- 顧客にもきちっと担当交代の旨を説明する
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5. いまの業務が多すぎて引継ぎの優先度が上がらない
日々の業務に追われて、引継ぎが後回しになってしまうこともよく発生します。 「とりあえず目の前の仕事を終わらせないと…」と考えているうちに、引継ぎ期間が足りなくなり、後任者が十分に業務を理解できないまま引継ぎが完了してしまうことが発生すると、前任者・後任者どちらもストレスを抱えることになり、会社にとってはマイナスばかりが発生することになります。
✅ 解決策
- 引継ぎのスケジュールを事前に確保し、計画的に進める
- 業務の優先順位を決め、引継ぎに必要な作業をリストアップする
- 余裕を持ったスケジュールを立てて、少しずつ引継ぎを進める
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引継ぎを成功させるための具体的なコツをもっと知りたい方は、こちらの記事もチェック！
まとめ：引継ぎを成功させるには計画的な準備がカギ！
いかがでしたでしょうか！
引継ぎを受ける側がスムーズに業務を進めるためには、 ✅ 情報を整理して見やすくする ✅ 実践ベースで学ぶ時間を確保する ✅ フォロー体制を作る ✅ 顧客との関係性も考慮する ✅ 日々の業務とのバランスを取る
といった丁寧な作業が必要です。立つ鳥跡を濁さずを体現できるよう引継ぎを頑張って実施しましょう！
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